Secretaria General
Objetivos
- Asesorar, coordinar, dirigir el desarrollo de las sesiones del Consejo en pleno Provincial, dando fe de los actos administrativos y normativos expedidos por el Consejo y la Prefectura,
- Contribuir a la ejecución de las estrategias fijadas por las autoridades de la institución.
- Realizar actividades dirigidas a participar a la institución de las resoluciones, normas, instructivos y reglamentos dictados por la Cámara Provincial.
- Dar Fe de las Certificaciones de Documentos.
- Administrar, distribuir y mantener organizado el Archivo General de la Institución.
- Archivar la documentación interna y externa, así como supervisar la custodia y conservación de la documentación institucional de manera técnica y eficiente.
Funciones y Responsabilidades
- Coordinar las disposiciones de las sesiones de Consejo, Prefectura, para da cumplimiento a los procesos administrativos.
- Preparar la Organización, coordinación, convocatorias y Orden del día para Sesiones del Consejo Provincial.
- Elaborar las Actas de las Sesiones del Consejo Provincial.
- Emitir los Informes de comisiones permanentes, las Resoluciones del Consejo Provincial, y el Informe anual de la gestión administrativa.
- Coordinar la presentación de la correspondencia oficial de la Institución.
Certificación de documentos
- Intervenir en calidad de secretario en las diferentes reuniones que se soliciten y la institución forma parte.
- Emitir copias certificadas de los documentos que reposan en los archivos del Gobierno Provincial de Esmeraldas.
- Revisar y legalizar la documentación e información de los productos y servicios de la Dirección y las unidades administrativas a su cargo.
- Prestar asistencia y asesoramiento técnico en materia de su especialización.
- Elaborar el informe de trámites ejecutoriados hacia las diferentes instituciones.
- Preparar los Informes de recepción e ingreso a los sistemas de computación vigentes disponibles en su dirección, de las ordenanzas promulgadas anualmente.
- Colaborar con el Plan Operativo Anual de actividades evaluación y reprogramación de secretaria general en coordinación con Planificación.
- Planificar y organizar las actividades de aplicación de las políticas, normas y
- Procedimientos para la administración de documentos de archivo, a nivel institucional.
- Planificar y coordinar la ejecución de programas de capacitación para el personal del Gobierno Provincial de Esmeraldas, que tenga bajo su responsabilidad el manejo de material documental archivístico y bibliográfico.
- Investigar, escribir e implementar políticas, normas, procedimientos y mejores prácticas de documentación.
- Coordinar la Recepción de trámites externos e internos.
- Ejecutar las políticas de Archivos, de conformidad con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Art. 10 publicado en el Registro Oficial N.- 67 del 25 de Julio del 2005 y Acuerdo Ministerial del Registro Oficial febrero 25 del 2015 y sus reglamentos.
- Establecer normas y directrices en materia archivística en la institución, mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares, formatos, etc.
- Coordinar la implantación del Sistema de Archivo Unificado (INTRANET).