Dirección Administrativa
Objetivo
Administrar los recursos, materiales, y de servicios administrativos del Gobierno Autónomo Descentralizado de Esmeraldas y coordinar los planes, programas y proyectos necesarios para su desarrollo con todos los procesos institucionales encaminados a lograr el Bien Común como lo declara la Constitución de la República del Ecuador.
Estructura Básica
La Gestión Administrativa actuará a través de los siguientes Sub procesos.
- Adquisiciones
- Bodega y Activos
- Servicios Generales y Transporte
- Combustible
- Mantenimiento de Vehículos y Maquinarias.
Atribuciones y responsabilidades
- Ejercer las atribuciones que sean delegadas por el Prefecto/a del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Esmeraldas.
- Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos, instructivos y demás normas conexas dentro de su jurisdicción administrativa, acuerdos y resoluciones emitidas por la Institución;
- Dirigir, coordinar, controlar el diseño e implementación de las políticas, normas e instrumentos técnicos de administración de desarrollo institucional.
- Estudiar, preparar e implantar en los diferentes niveles, normas, sistemas y manuales de procedimientos administrativos;
- Mantener actualizada la base de datos del sistema de gestión de la Dirección con información histórica y de temas relevantes;
- Elaborar, proponer, ejecutar y evaluar los planes, programas y proyectos de su gestión, así como efectuar las reformas que permitan retroalimentar y mejorar los procesos críticos;
- Programar, dirigir y controlar las actividades de los procesos administrativos bajo su dependencia, de conformidad con las políticas emanadas de la autoridad y con lo dispuesto en las leyes, normas y reglamentos pertinentes.
- Supervisar la observancia y fiel cumplimiento de las normas legales, reglamentarias, ordenanzas, resoluciones y disposiciones emanadas de la Máxima Autoridad, en el ámbito de su competencia;
- Supervisar y respaldar las actividades de las unidades administrativas a su cargo
- Instruir a las unidades y procesos de la Institución, el trámite y despacho de los asuntos que les sean encomendados;
- Mantener contacto permanente con todas y cada una de las dependencias del Gobierno Provincial, a efecto de utilizar y dotar de manera armónica y efectiva servicios administrativos, materiales, equipos y tecnología, en concordancia con el diagnóstico previamente elaborado;
- Disponer la asignación de vehículos para actividades específicas administrativas y cuando lo requieran las distintas gestiones.
- Revisar y legalizar la documentación e información de los productos y servicios de la Dirección y las unidades administrativas a su cargo.
- Realizar la supervisión de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios de a través de ínfima cuantía.
- Dirigir la elaboración, ejecución y seguimiento del POA de su área
- Evaluar la gestión de su área
- Desempeñar las demás funciones que le asignare la autoridad competente, las leyes y los reglamentos.
Productos, servicios y funciones
Adquisiciones:
- Programar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las adquisiciones de bienes y servicios a través de ínfimas cuantías.
- Participar de la elaboración del Plan Anual de compras de la dirección.
- Mantener actualizados los registros de proveedores.
- Obtener cotizaciones para la adquisición de bienes y servicios.
- Ejecutar los planes de adquisiciones de la dirección
- Realizar las adquisiciones en forma oportuna.
- Verificar que los bienes y servicios adquiridos cumplan con los contratos establecidos.
- Preparar informes permanentes de las actividades de la unidad y remitirlas a la Dirección Administrativa
- Preparar y tramitar las solicitudes de compras de acuerdo con la ley y los reglamentos afines
- Verificar en conjunto con las dependencias de abastecimientos y/o bodegas, según el caso, el arribo de materiales, suministros y equipos, adquiridos a través de ínfimas cuantías.
- Efectuar previa autorización del funcionario competente, compras locales y de importación de suministros, materiales, equipos y demás bienes muebles para el uso de la institución, en las mejores condiciones de calidad y precio, observando las disposiciones legales sobre la materia.
- Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el director(a) Administrativo(a).
Bodega y Activos:
- Informe del control previo de documentos y verificación de productos a ingresar
- Codificación de los bienes de larga duración
- Informe de Ingreso de materiales por cantidades
- Informe de Ingreso de materiales por costo de productos
- Actas de recepción de materiales
- Informe de Control previo de órdenes de entrega de materiales y bienes
- Informe de egresos de materiales
- Actas de entrega de bienes y materiales
- Acta entrega de bienes y material a beneficiarios
- Informe del control auxiliar de combustibles y lubricantes
- Informe del control auxiliar de repuestos de vehículos y maquinaria
- Informe de inventarios o existencias
- Informe de verificación, control de bienes de inventarios
- Informe de ingresos por ajustes
- Informe de bienes de larga duración
- Informe de verificación, control de bienes larga duración
- Informe de recuperación en caso de pérdida de bienes de larga duración
- Informe semestral de bienes de larga duración
- Informe de bienes de larga duración que han cumplido su vida útil
- Actas de traspasos de bienes de larga duración
- Actas de responsabilidad de entrega de vehículos y maquinaria
- Informes de recepción de bienes e inventarios
- Verificación de actas, codificación de los bines de larga duración
- Certificaciones de personal que no tiene bienes a su cargo para liquidaciones de haberes.
- Elaborar las actas de entrega – recepción de los bienes ingresados a Bodegas según el reglamento respectivo.
- Mantener e implantar mecanismos de control, custodia, identificación y distribución de los bienes con el propósito de facilitar las verificaciones del consumo y los correspondientes registros
- Mantener un registro actualizado de existencias de Bodegas por cantidades y valores, determinando niveles máximos, mínimos y críticos para ponerlos en conocimiento de la Gestión Financiera.
- Efectuar constataciones físicas en forma periódica de las existencias en Bodegas e informar a la Gestión Administrativa sobre las novedades encontradas.
- Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el director(a) Administrativo(a).
- Mantener existencias suficientes de bienes materiales y suministros para asegurar el funcionamiento normal de las dependencias administrativas que los utilicen.
Servicios Generales y Transporte:
- Plan anual de materiales de limpieza y mantenimiento del Gobierno Provincial de Esmeraldas.
- Programa e Informe de mantenimiento de los equipos de enfriamiento y climatización.
- Programa e Informe de mantenimiento de sistema eléctrico de la Institución.
- Programa e Informe de mantenimiento del sistema de fotocopiadoras.
- Cronograma anual de limpieza de cisternas e instalaciones de gasfitería del GPE.
- Programa de limpieza diaria del edificio central y patio de más.
- Programa de mantenimiento de pintura interna y externa del GADPE.
- Informe de control de pago de planillas de agua, luz y teléfono.
- Cronograma de matriculación de vehículos en general.
- Limpieza de los locales, así como el mantenimiento y reparación de las instalaciones del edificio.
- Control, uso y distribución de vehículos livianos
- Control al personal de limpieza y mantenimiento.
- Trámite de exoneración del impuesto fiscal de los vehículos.
- Matriculación de vehículos, revisión anual y renovación.
Combustible:
- Control de Combustible.
- Abastecimiento permanente de combustible para la maquinaria y vehículos de la entidad.
- Realizar control del despacho de combustible a fin de Precautelar una adecuada Administración.
Mantenimiento de Vehículos y Maquinarias:
- Mantenimiento de vehículos livianos y Pesados.