Ab. Allan Méndez Vivar - Secretario General

OBJETIVOS

  • Asesorar, coordinar, dirigir el desarrollo de las sesiones del Consejo en pleno Provincial, dando fe de los actos administrativos y normativos expedidos por el Consejo y la Prefectura,
  • Contribuir a la ejecución de las estrategias fijadas por las autoridades de la institución.
  • Realizar actividades dirigidas a participar a la institución de las resoluciones, normas, instructivos y reglamentos dictados por la Cámara Provincial.
  • Dar Fe de las Certificaciones de Documentos.
  • Administrar, distribuir y mantener organizado el Archivo General de la Institución,

Archivar la documentación interna y externa, así como supervisar la custodia y conservación de la documentación institucional de manera técnica y eficiente,  fortaleciendo los diferentes procesos mediante el soporte de un sistema de documentación, archivo y correspondencia diaria de los asuntos del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Esmeraldas, de acuerdo a las normas y procedimientos de ley, y de esta manera  brindar un servicio  eficiente y eficáz  con calidad y calidez de servicio.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

  • Coordinar las disposiciones de las sesiones de Consejo, Prefectura, para da cumplimiento a los procesos administrativos.
  • Preparar la Organización, coordinación, convocatorias y Orden del día para Sesiones del Consejo Provincial.
  • Elaborar las Actas de las Sesiones  del Consejo Provincial.
  • Emitir los Informes de comisiones permanentes, las Resoluciones del Consejo Provincial, y el Informe anual de la gestión administrativa.
  • Coordinar la presentación de la correspondencia oficial de la Institución y

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:

  • Intervenir en calidad de secretario en las diferentes reuniones que se soliciten y la institución forma parte.
  • Emitir copias certificadas de los documentos que reposan en los archivos del Gobierno Provincial de Esmeraldas.
  • Revisar y legalizar la documentación e información de los productos y servicios de la Dirección y las unidades administrativas a su cargo.
  • Prestar asistencia y asesoramiento técnico en materia de su especialización.
  • Elaborar el informe de trámites ejecutoriados hacia las diferentes instituciones.
  • Preparar los Informes de recepción e ingreso a los sistemas de computación vigentes disponibles en su dirección, de las ordenanzas promulgadas anualmente.
  • Colaborar con el Plan Operativo Anual de actividades evaluación y reprogramación de Secretaria General en coordinación con Planificación.
  • Planificar y organizar las actividades de aplicación de las políticas, normas y
  • Procedimientos para la administración de documentos de archivo, a nivel institucional;
  • Planificar y coordinar la ejecución de programas de capacitación para el personal del Gobierno Provincial de Esmeraldas, que tenga bajo su responsabilidad el manejo de material documental archivístico y bibliográfico.
  • Investigar, escribir e implementar políticas, normas, procedimientos y mejores prácticas de documentación;
  • Coordinar la Recepción de trámites externos e internos.
  • Ejecutar las políticas de Archivos, de conformidad con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Art. 10 publicado en el Registro Oficial N.- 67 del 25 de Julio del 2005 y Acuerdo Ministerial del Registro Oficial febrero 25 del 2015 y sus reglamentos.
  • Establecer normas y directrices en materia archivística en la institución, mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares, formatos, etc.
  • Coordinar la implantación del Sistema de Archivo Unificado (INTRANET).

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Dirección

Esmeraldas, 10 de Agosto entre Bolívar y Malecón

Teléfonos:

Recepción +593 62721444 Ext 126 Lunes – Viernes, 8:00-12:30 / 13:30-17:00

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