Ing. Ana María Estrella Ramón - Directora Administrativa

Objetivo.

Administrar los recursos, materiales, y de servicios administrativos del Gobierno Autónomo Descentralizado de Esmeraldas y coordinar los planes, programas y proyectos necesarios para su desarrollo con todos los procesos institucionales encaminados a lograr el Bien Común como lo declara la Constitución de la República del Ecuador.

Atribuciones y Responsabilidades:

  • Ejercer las atribuciones que sean delegadas por el Prefecto/a del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Esmeraldas.
  • Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos, instructivos y demás normas conexas dentro de su jurisdicción administrativa, acuerdos y resoluciones emitidas por la Institución;
  • Dirigir, coordinar, controlar el diseño e implementación de las políticas, normas e instrumentos técnicos de administración de desarrollo institucional.
  • Estudiar, preparar e implantar en los diferentes niveles, normas, sistemas y manuales de procedimientos administrativos;
  • Mantener actualizada la base de datos del sistema de gestión de la Dirección con información histórica y de temas relevantes;
  • Elaborar, proponer, ejecutar y evaluar los planes, programas y proyectos de su gestión, así como efectuar las reformas que permitan retroalimentar y mejorar los procesos críticos;
  • Programar, dirigir y controlar las actividades de los procesos administrativos bajo su dependencia, de conformidad con las políticas emanadas de la autoridad y con lo dispuesto en las leyes, normas y reglamentos pertinentes.
  • Supervisar la observancia y fiel cumplimiento de las normas legales, reglamentarias, ordenanzas, resoluciones y disposiciones emanadas de la Máxima Autoridad, en el ámbito de su competencia;
  • Supervisar y respaldar las actividades de las unidades administrativas a su cargo
  • Instruir a las unidades y procesos de la Institución, el trámite y despacho de los asuntos que les sean encomendados;
  • Mantener contacto permanente con todas y cada una de las dependencias del Gobierno Provincial, a efecto de utilizar y dotar de manera armónica y efectiva servicios administrativos, materiales, equipos y tecnología, en concordancia con el diagnóstico previamente elaborado;
  • Disponer la asignación de vehículos para actividades específicas administrativas y cuando lo requieran las distintas gestiones.
  • Revisar y legalizar la documentación e información de los productos y servicios de la Dirección y las unidades administrativas a su cargo.
  • Realizar la supervisión de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios de a través de ínfima cuantía.
  • Dirigir la elaboración, ejecución y seguimiento del POA de su área
  • Evaluar la gestión de su área
  • Desempeñar las demás funciones que le asignare la autoridad competente, las leyes y los reglamentos.

Estructura básica:

La Gestión Administrativa actuará a través de los siguientes Sub procesos.

  • Adquisiciones
  • Bodega y Activos
  • Servicios Generales y Transporte
  • Combustible
  • Mantenimiento de Vehículos y Maquinarias.

Productos, servicios y funciones:

 Adquisiciones:

  • Programar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las adquisiciones de bienes y servicios a través de ínfimas cuantías.
  • Participar de la elaboración del Plan Anual de compras de la dirección.
  • Mantener actualizados los registros de proveedores.
  • Obtener cotizaciones para la adquisición de bienes y servicios.
  • Ejecutar los planes de adquisiciones de la dirección
  • Realizar las adquisiciones en forma oportuna.
  • Verificar que los bienes y servicios adquiridos cumplan con los contratos establecidos.
  • Preparar informes permanentes de las actividades de la unidad y remitirlas a la Dirección Administrativa
  • Preparar y tramitar las solicitudes de compras de acuerdo con la ley y los reglamentos afines
  • Verificar en conjunto con las dependencias de abastecimientos y/o bodegas, según el caso, el arribo de materiales, suministros y equipos, adquiridos a través de ínfimas cuantías.
  • Efectuar previa autorización del funcionario competente, compras locales y de importación de suministros, materiales, equipos y demás bienes muebles para el uso de la institución, en las mejores condiciones de calidad y precio, observando las disposiciones legales sobre la materia.
  • Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el director(a) Administrativo(a).

Bodega y Activos

  • Informe del control previo de documentos y verificación de productos a ingresar
  • Codificación de los bienes de larga duración
  • Informe de Ingreso de materiales por cantidades
  • Informe de Ingreso de materiales por costo de productos
  • Actas de recepción de materiales
  • Informe de Control previo de órdenes de entrega de materiales y bienes
  • Informe de egresos de materiales
  • Actas de entrega de bienes y materiales
  • Acta entrega de bienes y material a beneficiarios
  • Informe del control auxiliar de combustibles y lubricantes
  • Informe del control auxiliar de repuestos de vehículos y maquinaria
  • Informe de inventarios o existencias
  • Informe de verificación, control de bienes de inventarios
  • Informe de ingresos por ajustes
  • Informe de bienes de larga duración
  • Informe de verificación, control de bienes larga duración
  • Informe de recuperación en caso de pérdida de bienes de larga duració
  • Informe semestral de bienes de larga duración
  • Informe de bienes de larga duración que han cumplido su vida útil
  • Actas de traspasos de bienes de larga duración
  • Actas de responsabilidad de entrega de vehículos y maquinaria
  • Informes de recepción de bienes e inventarios
  • Verificación de actas, codificación de los bines de larga duración
  • Certificaciones de personal que no tiene bienes a su cargo para liquidaciones de haberes.
  • Elaborar las actas de entrega – recepción de los bienes ingresados a Bodegas según el reglamento respectivo.
  • Mantener e implantar mecanismos de control, custodia, identificación y distribución de los bienes con el propósito de facilitar las verificaciones del consumo y los correspondientes registros
  • Mantener un registro actualizado de existencias de Bodegas por cantidades y valores, determinando niveles máximos, mínimos y críticos para ponerlos en conocimiento de la Gestión Financiera.
  • Efectuar constataciones físicas en forma periódica de las existencias en Bodegas e informar a la Gestión Administrativa sobre las novedades encontradas.
  • Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el director(a) Administrativo(a).
  • Mantener existencias suficientes de bienes materiales y suministros para asegurar el funcionamiento normal de las dependencias administrativas que los utilicen.

Servicios Generales y Transporte.

  • Plan anual de materiales de limpieza y mantenimiento del Gobierno Provincial de Esmeraldas.
  • Programa e Informe de mantenimiento de los equipos de enfriamiento y climatizació
  • Programa e Informe de mantenimiento de sistema eléctrico de la Institución
  • Programa e Informe de mantenimiento del sistema de fotocopiadoras.
  • Cronograma anual de limpieza de cisternas e instalaciones de gasfitería del GPE
  • Programa de limpieza diaria del edificio central y patio de má
  • Programa de mantenimiento de pintura interna y externa del GADPE
  • Informe de control de pago de planillas de agua, luz y telé
  • Cronograma de matriculación de vehículos en general.
  • Limpieza de los locales, así como el mantenimiento y reparación de las instalaciones del edificio
  • Control, uso y distribución de vehículos livianos
  • Control al personal de limpieza y mantenimiento.
  • Trámite de exoneración del impuesto fiscal de los vehículos.
  • Matriculación de vehículos, revisión anual y renovación

Combustible:

  • Control de Combustible.
  • Abastecimiento permanente de combustible para la maquinaria y vehículos de la entidad.
  • Realizar control del despacho de combustible a fin de Precautelar una adecuada Administració

 Mantenimiento de Vehículos y Maquinarias:

  • Mantenimiento de vehículos livianos y Pesados

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Dirección

Esmeraldas, 10 de Agosto entre Bolívar y Malecón

Teléfonos:

Recepción +593 62721444 Ext 121/122/123 Lunes – Viernes, 8:00-12:30 / 13:30-17:00
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